Hoeveel drankjes drinken je bezoekers? Hoe groot moet de ruimte zijn? Hoeveel tijd moet je voor de ontvangst rekenen? Welke audiovisuele middelen heb je nodig en hoe lang mag een lezing maximaal duren? Bij de logistieke organisatie van een congres of evenement op locatie komt veel kijken. Goede catering, een comfortabele zaal en de juiste techniek zijn essentieel om het congres of evenement te laten slagen.
Maar met welke aantallen moet je rekening houden en welke richtlijnen kun je verder nog hanteren? De kengetallen in dit artikel helpen je om een offerte van een congres locatie of evenementenlocatie beter te kunnen inschatten. Om te beginnen geven wij je hieronder een aantal algemene kengetallen of richtlijnen voor het organiseren van een congres of evenement.
Food & Beverage/Hapjes & Drankjes
Drankjes tijdens borrel, receptie, feest of dinerbuffet
3 drankjes per persoon tijdens het eerste uur
2 drankjes per persoon tijdens het vervolg
Koffie
Ontvangst: 1,5 kopje per persoon
Pauze: 1,5 kopje per persoon
Wijn tijdens diner
1 glas per persoon per gang
1,5 glas per persoon tijdens het hoofdgerecht
Hapjes/snacks
3 hapjes per persoon tijdens het eerste uur
2 hapjes per persoon tijdens het vervolg
Houd hierbij rekening met het tijdstip. Bijvoorbeeld wanneer het evenement samenvalt met de lunch of met etenstijd.
Benodigde buffetten/bars
Dinerbuffet: 1 buffet op 50 gasten (Spiegelbuffet: 2×50= 100 gasten per buffet)
Bar: 1 bar op 100 tot 150 gasten
Locatie en de vierkante meters (benodigde netto oppervlakte)
Vergadering
Theater 0,5 m² pp
Cabaret 1 m² pp
Schoolopstelling 1,5 m² pp
Diner/feest
Receptie: 1 m² pp
Staand optreden/plenair optreden: 1 m² pp
Dinerbuffet: 1,5 m² pp (2 m² pp inclusief podium en dansvloer)
Sit down diner: 1,5 tot 2 m² pp
Techniek / Audiovisuele middelen
Welke technische ondersteuning of audiovisuele middelen heeft het congres of evenement nodig? Hieronder een opsomming van de meest voorkomende middelen.
Beamer
Staat de beamer in het zicht of kan de beamer ook vanachter het scherm projecteren?
Laptop
Let op de juiste aansluiting (HDMI of VGA)
Geluid en verlichting
Denk aan extra spots, bijvoorbeeld om een spreker op het podium uit te lichten.
Microfoons
Gebruik je zogenaamde ‘handheld microfoons’, headsets of toch een dasspeldmicrofoon?
WiFi
Check het netwerk. Is dit bijvoorbeeld geschikt om 200 congresgasten tegelijk een snelle internetverbinding te geven?
Technische ondersteuning vanuit de locatie of extern
Meerdere sprekers tijdens het congres? Dan raden wij je altijd aan om met een ervaren technicus samen te werken van een audiovisueel bedrijf. Dat voorkomt problemen en stress tijdens het congres.
Benodigde tijd voor de verschillende congres onderdelen
Ontvangst/registratie gasten: 30-60 minuten (inloop is afhankelijk van de reisafstand)
Welkomstwoord: 5-10 minuten
Sprekers/entertainment/presentatie: gemiddeld 1,5 tot 2 uur zonder pauze
Tussenpauze: 20 tot 30 minuten
Aperitief: 30-60 minuten
Zittend diner: 1,5 tot 3 uur
Entertainment act: 20 tot 30 minuten
Afsluiting/dankwoord: 5 minuten
Benodigde tijd voor inzetten, eten en uithalen gerecht: gemiddeld 45 minuten
Vraag een gratis site-inspectie aan
Ontdek de mogelijkheden van de congreslocatie die je op het oog hebt tijdens een site inspectie. In de inspectie wordt meteen gekeken naar de verschillende betrokken partijen zoals hotels, luchtvaartmaatschappijen, busmaatschappijen en leveranciers. Op die manier weet je als congres organisator precies waar je aan toe bent en kun je een weloverwogen keuze voor een locatie maken.
Vraag een gratis site-inspectie aan
Locatie Amersfoort wenst je veel succes met de organisatie van je congres of evenement!
