Bekijk het congres stappenplan en draaiboek

Wie een congres organiseert – in regio Amersfoort of daarbuiten – heeft honderdduizend dingen om rekening mee te houden. Het is handig om die dingen op te nemen in een draaiboek. Hierin leg je vast welke stappen je moet je nemen en waar moet je allemaal op moet letten. Zowel voor, tijdens als na het congres. Om je hierbij te helpen hebben we een handige congres stappenplan voor je gemaakt, inclusief gratis voorbeeld draaiboek. Hieronder vind je de downloadlink. De belangrijkste vragen én een checklist die je in dit stappenplan tegenkomt delen we alvast in dit blog. Vragen voor jou als organisator én je opdrachtgever.

Deze vragen stel je als congres organisator aan je opdrachtgever

Je hebt van je klant, leidinggevende of afdeling de opdracht gekregen om een congres te organiseren. Tijd om kritische vragen te stellen aan de opdrachtgever!

– Wat is het doel van het congres?
Dit is een hele belangrijke vraag voor je opdrachtgever. Weet hij of zij goed te omschrijven waarom dit congres georganiseerd moet worden? Dat maakt het voor jou als organisator namelijk stukken makkelijker. Is dit nog een lastige? Vraag dan wanneer je opdrachtgever wanneer hij of zij blij is. Voorbeeld: wanneer er 200 leden naar het jaarcongres komen.

Bedankt congresbegroting– Wie is de doelgroep?
Je wilt weten wat voor publiek er naar je congres komt. Zijn het vakgenoten of wordt het gesponsord door bedrijven (zoals farmaceuten)? Wanneer er sponsoren betrokken zijn, is het slim om op tijd te beginnen met het benaderen van deze doelgroep. Natuurlijk met een sterke onderbouwing waarom juist zij bij dit congres aanwezig moeten zijn.

– Wat is het budget?
Tja, daar kunnen we natuurlijk kort over zijn. Zonder geld geen congres. Maar met een ontoereikend budget loopt het project ook spaak. Daarom is goed om van tevoren duidelijk af te spreken wat het hele congres mag kosten. De grootste kostenposten zijn doorgaans de congres locatie, audiovisuele middelen (AV) en catering. Vraag dus op tijd offertes op en kijk of ze bij je budget passen. Op die manier heb je dit soort grote keuzes al op tijd kunnen maken en kun je je gaan richten op de details.

– Bereikbaar met de trein of auto?
Goede bereikbaarheid is ontzettend belangrijk in de keuze voor een locatie. De ligging van een congres locatie speelt dus een grote rol. Bedenk aan welke criteria de locatie moet voldoen als het gaat om vervoer. Is bereikbaarheid met openbaar vervoer belangrijk of juist per auto? Er zijn weinig locaties die aan beide eisen voldoen (maar ze zijn er wel, bekijk de locaties in regio Amersfoort voor meer informatie)

– Promotie en marketing rondom het congres?
Ben je als organisator ook verantwoordelijk voor de bekendheid van het congres? Hiervoor heb je de expertise nodig van communicatiecollega’s of een externe communicatie expert. Houdt daarbij de focus op het doel van het congres, zodat je dit op de juiste manier in de communicatie kunt gebruiken.

Check de checklist, want dit wordt bij elk congres nog weleens vergeten

– Communiceer over het proces
Blijf je opdrachtgever betrekken bij de organisatie van het event is. Houd hem of haar op de hoogte van de belangrijkste zaken en stem goed af welke deadlines jullie willen aanhouden.

– Final check
Check alles en iedereen, ook de details. Werk niet op basis van aannames, maar verifieer bij alle partijen of ze weten wat er van ze verwacht wordt. Vlak voor het congres kun je problemen nog gemakkelijk oplossen. Tijdens het congres heb je weinig tijd om brandjes te blussen. En nogmaals: check, check, dubbelcheck. Dat geeft veel rust.

– Contactpersoon op locatie
Tijdens het congres wil je dat alles goed verloopt. Zorg ervoor dat je de contactgegevens van je contactpersoon op locatie altijd bij de hand hebt. Dan kun je snel schakelen en los je (kleine) problemen meteen op zonder dat de gasten er last van hebben

– Cadeau voor gastsprekers
Heb je gastsprekers uitgenodigd? Vergeet dan niet om een klein cadeautje of een bos bloemen te overhandigen. Dat wordt altijd gewaardeerd.

– Zorg voor een goede evaluatie van het evenement
Als het congres is afgelopen is het slim om meteen even een snelle evaluatie met het team te houden. Schrijf alle punten op die opvallend goed waren en noteer ook de punten die je de volgende keer anders zou doen. Op de dag zelf weet je dit nog wel, de volgende dag is de meeste informatie alweer weggezakt. Plan een paar dagen na het event de uitgebreide evaluatie in. Betrek ook de contactpersoon van de locatie bij de evaluatie. Want daar kan hij of zij kan ook van leren, waardoor de locatie de zaken voor een volgend event van jou nog strakker kan regelen.

Aan de slag met uw congres en gebruikmaken van een draaiboek?

Download dan het gratis stappenplan, inclusief een voorbeeld-draaiboek.

Ja, graag!