Stappenplan congres + draaiboek voorbeeld

U gaat een congres organiseren… Maar welke stappen dient u te zetten en waar moet u op letten, zowel voor, tijdens als na het congres? Kortom, een stappenplan (oftewel plan van aanpak/checklist) + voorbeeld draaiboek is dan wel handig! In deze blog geven we u een aantal tips en heb is een stappenplan voor een congres toegevoegd + een voorbeeld van een draaiboek.

Stel vragen aan uw opdrachtgever

U heeft van uw klant, leidinggevende of afdeling de opdracht gekregen om een congres te organiseren. Tijd om kritische vragen te stellen aan uw opdrachtgever!

– Wat is het doel van het congres?
Dit is een zeer belangrijke vraag voor uw opdrachtgever. Weet hij/zij goed te omschrijven waarom dit congres georganiseerd wordt, dan wordt de organisatie al een stuk makkelijker. Weet hij/zij het doel niet te omschrijven? Vraag dan wanneer de opdrachtgever blij is. Voorbeeld: Blij wanneer er 200 leden naar het jaarcongres komen.

Bedankt congresbegroting– Wie is uw doelgroep?
U wilt weten wat voor publiek er naar uw congres komt. Zijn dit vakgenoten en zijn er ook bedrijven die het congres sponsoren (zoals farmaceuten)? Wanneer er sponsoren bij aanwezig zijn, dient u op tijd te beginnen met het benaderen van deze doelgroep met een gedegen onderbouwing waarom ze bij dit congres aanwezig dienen te zijn.

– Wat is het budget?
Zonder geld geen congres. Het is goed om van tevoren duidelijk af te spreken wat het hele congres mag kosten. Bij de keuze voor een congreslocatie dient u rekening te houden met uw budget. De locatie, Audiovisuele middelen (AV) en catering zijn de grootste kostenposten. Zorg dus dat u offertes aanvraagt bij die bij uw budget passen.

– Auto of Openbaar Vervoer?
Maak ook een keuze als het gaat om de ligging van de locatie. Wat zijn de belangrijkste criteria? Er zijn maar weinig locaties die én uitstekend bereikbaar zijn per auto én per openbaar vervoer. Kies wat voor u het belangrijkste is.

– Hoe wordt er bekendheid aan het congres gegeven?
Dient u voor bekendheid te zorgen, vraag dan om expertise op het vlak van communicatie. Dit kunt u een (communicatie)collega vragen. Mocht de expertise niet in huis zijn, dan zijn er ook voldoende mogelijkheden om extern een expert aan te trekken. Hierbij is het altijd heel belangrijk om de focus te hebben op het doel van het congres, zodat op de juiste manier de communicatie ingezet kan worden.

Het hele congres is in kannen en kruiken. Of toch niet? Wat wordt nog wel eens vergeten?

– Communiceer over het proces
Uw opdrachtgever betrekken bij de organisatie van het event is veelal een goed plan. Houd hem/haar op de hoogte van de belangrijkste zaken en stem met hem/haar af wanneer wat klaar dient te zijn.

– Final check
Check alles en iedereen, ook de details. Vlak voor het congres kunt u problemen of uitdagingen nog gemakkelijk oplossen. Tijdens het congres heeft u daar een stuk minder tijd voor. Als belangrijke tip geven wij: ga nergens automatisch van uit. Een dubbelcheck geeft u rust!

– Contactpersoon op locatie
Tijdens het congres wilt u dat alles goed loopt. Zorg ervoor dat u de contactgegevens van uw contactpersoon op locatie bij de hand hebt. Dan kunt u snel schakelen om (kleine) problemen op te lossen voordat de gasten het doorhebben.

– Cadeau voor gastsprekers
Heeft u gastsprekers? Vergeet dan niet een klein cadeautje of een bos bloemen te overhandigen. Wordt altijd gewaardeerd.

– Zorg voor een goede evaluatie van het evenement
Zodra het congres is afgelopen, kunt u het beste even een snelle evaluatie met uw team doen. Schrijf alle punten op die opvallend goed waren en noteer ook de punten die u de volgende keer anders zou doen. Op de dag zelf weet u de meeste punten nog, de volgende dag is de meeste informatie alweer weggezakt. Plan een paar dagen na het event de uitgebreide evaluatie. Betrek ook de contactpersoon van de locatie bij uw evaluatie. Hij/zij kan ook van ieder congres leren, zodat hij/zij de volgende keer uw event nog strakker kan neerzetten.

Aan de slag met uw congres en gebruikmaken van een draaiboek?

Download dan het gratis stappenplan, inclusief een voorbeeld-draaiboek.

Ja, graag!