Een optimale voorbereiding van uw congres

Hoeveel drankjes drinken uw gasten? Hoe groot moet de ruimte zijn? Hoeveel tijd rekent u voor de ontvangst? Welke audiovisuele middelen heeft u nodig en hoe lang mag een lezing maximaal duren? Bij de logistieke organisatie van een congres of evenement op locatie komt veel kijken. Goede catering, een comfortabele zaal en de juiste techniek zijn essentieel om het congres of evenement te laten slagen.

Maar met welke aantallen dient u rekening te houden en welke richtlijnen kunt u hanteren? De kengetallen in dit artikel helpen u om een offerte van een congreslocatie of evenementenlocatie beter in te kunnen schatten. Om te beginnen geven wij u hieronder een aantal algemene kengetallen/richtlijnen voor het organiseren van een congres of evenement.

Food & Beverage / Hapjes & Drankjes

Drankjes tijdens borrel, receptie, feest of dinerbuffet
3 drankjes per persoon tijdens het eerste uur
2 drankjes per persoon tijdens het vervolg

Koffie
Ontvangst: 1,5 kopje per persoon
Pauze: 1,5 kopje per persoon

Wijn tijdens diner
1 glas per persoon per gang
1,5 glas per persoon tijdens het hoofdgerecht

Hapjes/snacks
3 hapjes per persoon tijdens het eerste uur
2 hapjes per persoon tijdens het vervolg

Uiteraard geldt hier dat het tijdstip mede afhankelijk is: wel/niet rond ‘etenstijd’ bijvoorbeeld.

Benodigde buffetten/bars
Dinerbuffet: 1 buffet op 50 gasten (Spiegelbuffet: 2×50= 100 gasten per buffet)
Bar: 1 bar op 100 tot 150 gasten

Locatie (benodigde netto oppervlakte)

Vergadering
Theater 0,5 m² pp
Cabaret  1 m² pp
Schoolopstelling 1,5 m² pp

Diner/feest
Receptie  1 m² pp
Staand optreden/plenair optreden 1 m² pp
Dinerbuffet   1,5 m² pp (2 m² pp incl podium en dansvloer)
Sit down diner   1,5 tot 2 m² pp

Techniek / Audiovisuele middelen

Welke technische ondersteuning of audiovisuele middelen heeft u nodig? Hieronder een opsomming van de meest voorkomende middelen.

Beamer Staat de beamer in het zicht of kan de beamer ook van achter het scherm projecteren?
Laptop Let op de juiste aansluiting (HDMI of VGA)
Geluid en verlichting Denk aan extra spots, bijvoorbeeld om een spreker op het podium uit te lichten.
Microfoons Gebruikt u zogenaamde ‘handhelds’, headsets of toch een revers-microfoons?
WiFi Is het netwerk bijvoorbeeld geschikt om tegelijk 200 congresgasten te voorzien van een snelle internetverbinding?

Technische ondersteuning vanuit de locatie of extern
Meerdere sprekers tijdens uw congres? Dan raden wij u altijd aan om met een ervaren technicus samen te werken van een audiovisueel bedrijf. Dat voorkomt problemen en stress tijdens uw congres.

Benodigde tijd

Ontvangst/registratie gasten: 30-60 minuten (inloop is afhankelijk van de reisafstand)
Welkomstwoord: 5-10 minuten
Sprekers/entertainment/presentatie: gemiddeld 1,5 tot 2 uur zonder pauze
Tussenpauze: 20 tot 30 minuten
Aperitief: 30-60 minuten
Zittend diner: 1,5 tot 3 uur
Entertainment act: 20 tot 30 minuten
Afsluiting/dankwoord: 5 minuten
Benodigde tijd voor inzetten, eten en uithalen gerecht: gemiddeld 45 minuten

Vraag een gratis site-inspectie aan

site inspectie amersfoortWanneer u een congres of evenement gaat organiseren, is het kiezen van de juiste locatie één van de belangrijkste sleutels tot succes! De sfeer en uitstraling van de locatie bezorgen uw gasten een unieke beleving. Advies nodig bij het kiezen van een locatie of wilt u gebruik maken van onze gratis service voor een site-inspectie? Neemt u dan contact op met Vivi de Regt of kijk op de pagina voor meer informatie over site-inspecties.

Namens het team van Locatie Amersfoort wensen wij u veel succes toe met de organisatie van uw congres of evenement!