In Amersfoort alleen al zijn er tientallen mooie locaties voor het organiseren van congressen en evenementen. Maar hoe kunt u zo’n locatie zo optimaal mogelijk inzetten? En waar dient u dit jaar en het komende jaar nog meer rekening mee te houden? In dit artikel vindt u de 5 belangrijkste trends voor evenementen en congressen in 2017.
1. Grenzen spreker & publiek vervagen
De tijd dat één spreker de hele avond het gehele congres plenair voor een groep deelnemers presenteert is voorbij. Vivi de Regt, oprichter van het Landelijk Associatie Bureau (LAB), is expert op het gebied van wetenschappelijke congressen. Ze licht de verandering toe: “Congressen richten we anders in. Deelnemers geven nu de voorkeur aan kleinere workshops en parallelsessies tijdens het congres. Het programma wordt samengesteld aan de hand van de behoeften en wensen van de congresdeelnemers. Minder plenaire sessies, dus.”
Sprekers ‘democratiseren’ ook steeds meer, vertelt Nienke Keizer, eventmanager bij bureau NEKZT: “Mensen willen zich ook in 2017 betrokken voelen bij het evenement, zowel bij de inhoud als de vorm. Sprekers staan daardoor steeds meer gelijk aan het publiek.” Die betrokkenheid kunt u nog verder vergroten door met apps en social media het stellen van vragen te stimuleren.
Tip: Een voorbeeld van zo’n interactieve tool is Kahoot, waarvoor de bezoeker gewoon zijn/haar smartphone kan gebruiken.
2. Online delen, liken & connecten
Sinds de komst van social media liken en delen we erop los. In 2017 wordt social media nog verder geïntegreerd bij evenementen en congressen. Dat blijkt uit het trendrapport ‘Connected society’ van RAI: online media smelten als het ware samen met fysieke evenementen. We gaan de ‘human factor’ weer meer terug zien. Zo ziet u tijdens evenementen bijvoorbeeld wat andere bezoekers van het evenement vinden, welke workshops zij aanraden en welke foto’s ze gemaakt hebben. Het cirkeltje is rond indien u de gedeelde content meteen in de presentaties van het evenement gebruikt.
Tip: Met de app ‘Boeiend‘ van Enrise kunnen deelnemers sprekers live feedback geven.
Hoe zit het met hashtags en social tools die u kunt gebruiken tijdens evenementen? Nienke Keizer snapt dat u als organisator soms door de bomen het bos niet meer ziet. “Er is zoveel dat men niet meer weet waar te kijken. Kiest u voor Twitter, houd er dan rekening mee of uw evenement of congres besloten is. Een algemene hashtag is dan niet altijd handig. Tip: kijk ook eens naar apps om te stemmen tijdens een presentatie. Of laat mensen ideeën insturen en kies ‘live’ een winnaar.”
Benieuwd hoe wij u gratis kunnen servicen door een ‘Realtime-dashboard’ aan te bieden waarop u alle berichten over uw congres of evenement live kunt volgen? Vraag ernaar bij Vivi de Regt.
3. Big data & marketing automation
Big data ‘buzzt’ al een tijdje rond, maar volgend jaar halen we er echt praktische handvatten uit voor evenementen. Volgens Olland Marketing gaan we in 2017 datamanagement-systemen gebruiken om uit allerlei bronnen informatie te halen. Met die informatie kunt u als organisator voorspellingen doen over het gedrag van deelnemers, uw corporate marketing en uiteindelijk ROI. Het is de volgende stap na de webbased-tools voor online eventregistratie, die er eerder al waren.
Hetzelfde geldt voor marketing automation: een handige tool om nieuwsbrieven, mailings en andere content geautomatiseerd en gepersonaliseerd te kunnen versturen en monitoren. Met software van bijvoorbeeld Marketo, Eloqua, Silverpop en HubSpot gaan eventmanagers ook komend jaar met een geïntegreerd marketingprogramma aan de slag.
4. Livestreaming, virtual reality & video
Livestreaming was vorig jaar al een belangrijke trend: in 2017 zet deze echt door. Mensen die niet fysiek aanwezig zijn, kunnen nu makkelijk online meekijken. En dat is helemaal niet ingewikkeld meer, nu iedereen ook zelf kan livestreamen met Facebook Live. Eén druk op de knop en u deelt uw evenement met al uw volgers! Ook gaan we virtual reality toepassen, wat een stuk verder gaat dan alleen een VR-bril. Zo kunt u deelnemers bijvoorbeeld nog meer betrekken door te spelen met tijd en plaats.
Verder is video niet alleen een rijk middel om uw evenement vast te leggen, het is ook geschikt om het event een volgende keer te promoten. Volgend jaar worden video’s voor, tijdens én na evenementen een vast onderdeel van de contentstrategie van eventplanners. Waar u aan moet denken? Nienke Keizer: “Natuurlijk hangt het van het evenement of congres af. Maar denk naast video’s voor de ‘save the date’ en de uitnodiging ook eens aan korte productvideo’s tijdens uw evenement, die u later opnieuw kunt gebruiken op uw eigen kanalen.”
5. Hechtere samenwerking locaties & eventmanagers
Experts Nienke Keizer en Vivi de Regt zijn het erover eens: juist in dit online tijdperk zijn fysieke evenementen belangrijk. Ze raden eventmanagers aan om in gesprek te gaan met locaties en samen te werken, in plaats van elkaar te zien als opdrachtgever en -nemer. Vivi de Regt noemt het een strategische samenwerking: “Ga op zoek naar manieren om elkaar te versterken en kies voor een partnerschap. Wat is uw doelstelling als congres- of eventorganisator? En hoe kunt u een locatie inzetten om die doelstelling te bereiken? Door met elkaar mee te denken en flexibel te zijn, kunt u zorgen voor een samenwerking voor de lange termijn.”
En hoe zit het met de locaties zelf? U kon al lezen dat industriële locaties en buitenlocaties aan populariteit winnen. In 2017 richten eventmanagers hun pijlen ook juist op ‘kale’ locaties. Volgens Nienke Keizer moet een organisator daar doorheen kunnen kijken: “Wees creatief en verander een locatie naar smaak en de stijl van het evenement. Met een paar kleine dingen is vaak al winst te behalen. Er hoeft niet altijd een verhaal achter een locatie te zitten: iedereen kan dat juist zelf vormgeven.”
“Geef uw deelnemers het gevoel dat alles klopt”
Vooruit dan, een laatste gouden tip voor uw evenementen en congressen in 2017. Nienke Keizer: “stippel de customer journey van uw (potentiële) deelnemers uit. Maar neem ze ook voor- en achteraf mee op reis in uw verhaal, daar verhoogt u de betrokkenheid mee. Verder: de basis moet staan. Van het begin tot na het evenement. Zodra u dat door hebt, en u geeft de deelnemers het gevoel dat alles klopt, heeft u het goed gedaan. Succes!” Vivi de Regt voegt hier nog aan toe: “Ook bij wetenschappelijke congressen, waar het primair draait om inhoudelijke sessies, is het goed om een thema te creëren waardoor het voor de deelnemers een extra beleving kan opleveren. Dit resulteert uiteindelijk ook in meer betrokkenheid en een hogere opkomst.”
Kosteloos advies
Wenst u een congres te organiseren? Op allerlei aspecten kan Vivi de Regt u assisteren. Denk hierbij aan locatiekeuze, hulp bij het aanvragen van het stimuleringsfonds, bidprocedures en hulp bij vragen over uw congresbudget of -begroting. Neem contact op met Vivi de Regt.
