7-stappen checklist voor dé beste locatie voor uw congres

Bij het organiseren van een evenement of congres bent u op zoek naar de juiste datum, uitnodigingen en sprekers. Maar een spetterende locatie is net zo belangrijk: die beklijft na het evenement. Gelukkig hebben we daarvoor een checklist gemaakt. Heeft u alles afgevinkt, dan bent u zeker van de beste locatie voor uw evenement.

1. Wensen- en eisenlijst

  • Stel de belangrijkste wensen en eisen voor het evenement op. Maak aan de hand daarvan een voorlopig concept en programma.
  • Maak een voorselectie via de websites van verschillende locaties, bijvoorbeeld via onze locatiezoeker (opent in nieuw tabblad).

2. Budget

    • Bereken een realistisch budget, voor zowel locatie als promotie. Houd daarbij rekening met onvoorziene kosten.
    • Vraag offertes aan bij de locaties die de interesse gewekt hebben, en leg die het conceptprogramma voor. Vergeet niet een nieuwe offerte aan te vragen als er gaandeweg zaken aan het evenement veranderen.
    • Download gratis ons voorbeeld van een congresbegroting in excel (opent in nieuw tabblad).

3. Beschikbaarheid

  • Controleer de beschikbaarheid van de locaties die overblijven. En kies alvast een ‘nooddatum’, voor het geval een groot deel van de gasten niet beschikbaar is.

4. Bereikbaarheid

  • Hoe goed zijn de locaties te bereiken, zowel per auto als openbaar vervoer? Ga na wat een acceptabele reistijd is voor de gasten en of het nodig is om een pendeldienst in te zetten.
  • Controleer of er voldoende (gratis) parkeermogelijkheden zijn.
  • Is de locatie toegankelijk voor mindervaliden? En is het toilet met een rolstoel bereikbaar? Zijn er hindernissen, zoals trappen? Is er een lift?

5. Faciliteiten

  • Ga na hoeveel personen er komen en of dat past in de ruimte(s) van de locatie.
  • Zijn er voldoende sanitaire voorzieningen? De vuistregel is 75 gasten per toilet.
  • Check de stroomvoorziening, en of deze eventuele muziek- en lichtinstallaties aan kan.
  • Is er een garderobe? Of is er eventueel een ruimte die u kunt omtoveren tot garderobe?
  • Is er catering (keuken) aanwezig? Zie ook punt 7.

6. De te huren ruimtes

  • Veel evenementenlocaties beschikken over meerdere ruimtes. Zijn er genoeg aparte break-outruimtes om parallelle sessies te organiseren?
  • Hebben de zalen een goede akoestiek? Bij congressen is het belangrijk om zowel de spreker als medegasten goed te kunnen verstaan.
  • Gasten vinden het prettig om niet de hele dag in één ruimte te zitten. Hoe is de lunch georganiseerd?

7. Op bezoek & gesprek met locatie

  • Pas als u de locatie met eigen ogen gezien en ontdekt hebt, weet u of deze past bij de sfeer die het evenement moet uitstralen. Ga dus minimaal één keer persoonlijk langs! Vergeet niet ook het gesprek aan te gaan, om door te kunnen vragen naar details.
  • Bezoek twee of drie potentiële locaties. Het liefst met een collega, want twee zien meer dan één. Ontdek bijvoorbeeld de mogelijkheden voor een gratis site-inspectie (pagina opent in een nieuw tabblad).
  • Bekijk of de locatie de juiste sfeer oproept. Is er ruimte voor aanpassingen om de juiste sfeer te bereiken?
  • Beperkt budget? Vraag aan de locatie of u misschien kunt profiteren van een evenement dat voor of na uw eigen evenement plaats vindt. Het kan kosten schelen op het gebied van logistiek of aankleding. U kunt natuurlijk ook de mogelijkheden ontdekken van ons stimuleringsfonds (pagina opent in een nieuw tabblad).
  • Is het verplicht om gebruik te maken van vaste leveranciers voor techniek, catering, decoratie? Of zit dat misschien bij de prijs in?
  • De locatie beschikt over veel eigen expertise en denkt graag mee. Maak daar zeker gebruik van. Hebben zij aanvullende ideeën of aanbiedingen?

Gefeliciteerd!

Niets staat een geschikte locatie voor uw congres of evenement meer in de weg! Durf altijd te vragen en spreek in uw eigen netwerk uit dat u op zoek bent. Kijk ook tussen de centraal gelegen locaties in de regio Amersfoort. Of vraag gratis advies via ons Convention Bureau.