Stappenplan event + voorbeeld draaiboek event

Je gaat een evenement organiseren… Maar welke stappen moet je zetten en waar moet je op letten, zowel voor, tijdens als na het event? Kortom, een stappenplan (oftewel plan van aanpak/checklist) + voorbeeld draaiboek zou dan wel handig zijn! In deze blog geef ik je een aantal tips en heb ik een stappenplan voor een evenement toegevoegd + een voorbeeld van een draaiboek.

Je hebt van je klant, collega of vriend de opdracht gekregen om een event te organiseren. Tijd om kritische vragen te stellen aan je opdrachtgever!

  1. Wat is het doel van het evenement? Dit is een zeer belangrijke vraag voor je opdrachtgever. Weet hij/zij goed te omschrijven waarom dit event georganiseerd wordt, dan wordt de organisatie van het event al een stuk makkelijker.
  2. Weet hij/zij het doel niet te omschrijven? Vraag dan wanneer de opdrachtgever blij is. Voorbeeld: Blij dat er 200 gasten naar de productlancering komen en hier actief over twitteren. 
  3. Wie is je doelgroep? Je wilt weten wat voor publiek er naar je event komt. Organiseer je iets voor zakelijke gasten, dan wordt het een ander event dan dat je doelgroep uit 16-jarige pubers bestaat.
  4. Wat is het budget? Zonder geld geen evenement. Dat weet jij, dat weet de opdrachtgever, maar het is toch goed om van te voren duidelijk af te spreken wat het hele evenement mag kosten. 
  5. Hoe wordt er bekendheid aan het event gegeven? Dien jij voor bekendheid te zorgen, vraag dan iemand van de communicatieafdeling om zich bij je project aan te sluiten. Zorgt iemand anders voor bekendheid? Stem dan duidelijk af wanneer welke boodschap uitgestuurd kan worden.

Het hele event is in kannen en kruiken. Of toch niet? Wat wordt nog wel eens vergeten?

  1. Communiceer over het proces.  Je opdrachtgever betrekken bij de organisatie van het event is veelal een goed plan. Houd hem/haar op de hoogte van de belangrijkste zaken en stem met hem/haar af wanneer wat klaar dient te zijn.
  2. Final check: check alles en iedereen, ook de details. Vlak voor het event kun je problemen of uitdagingen nog gemakkelijk oplossen. Tijdens het event heb je daar een stuk minder tijd voor.
  3. Contactpersoon op locatie. Tijdens het event wil je dat alles goed loopt. Zorg er voor dat je de contactgegevens van je contactpersoon op locatie bij de hand hebt. Dan kun je snel schakelen om (kleine) problemen op te lossen voordat de gasten het doorhebben.
  4. Heb je gastsprekers? Vergeet dan niet een klein cadeautje of een bos bloemen te overhandigen. Wordt altijd gewaardeerd.
  5. Zorg voor een goede evaluatie van het evenement. Zodra het event is afgelopen, kun je het beste even een snelle evaluatie met je team doen. Schrijf alle punten op die opvallend goed waren en noteer ook de punten die je de volgende keer anders zou doen. Op de dag zelf weet je de meeste punten nog, de volgende dag is de meeste informatie alweer weggezakt.
  6. Plan een paar dagen na het event de uitgebreide evaluatie. Betrek ook de contactpersoon van de locatie bij je evaluatie. Hij/zij kan ook van ieder event leren, zodat hij/zij de volgende keer je event nog strakker kan neerzetten.

Download het stappenplan event + voorbeeld draaiboek event.

Deze blog is geschreven door Nico de Jong.

Op welke locatie je je evenement kunt organiseren? Wie van jouw event een onvergetelijke ervaring kan maken? Bekijk het overzicht van locaties, benader onze eventplanners of bekijk de toeleveranciers

Vind uw locatie
Zoeken op tekst
Capaciteit
Plaats
Opties
Gelegen
Toegankelijkheid
Parkeren
WiFi
Afstand tot centrum Amersfoort
Afstand tot CS Amersfoort
Afstand tot snelweg
Meer opties
Nieuwsbrief

Mis niks, blijf op de hoogte en schrijf je in voor de nieuwsbrief van Locatie Amersfoort