Hoe organiseer ik een evenement? Een blog over richtlijnen en kengetallen voor het organiseren van een evenement.

Heb jij dat nou ook? Dat je gevraagd wordt een leuk evenement, vergadering of bijeenkomst te organiseren? Maar dat je eigenlijk niet weet met welke aantallen je rekening moet houden en welke richtlijnen je kunt hanteren? Stop met zoeken op internet en gebruik deze blog om van je event een succes te maken.

Hoeveel drankjes drinken de gasten gemiddeld tijdens een feest? Als ik 100 gasten verwacht, heb ik dan twee buffetten nodig of toch drie? Hoe groot moet de (vergader)locatie zijn? Kortom, genoeg vragen om te bedenken!  Kengetallen helpen je om een offerte van een locatie of toeleverancier beter in te kunnen schatten. In mijn opleiding als Evenementenorganisator heb ik meer inzicht gekregen in de antwoorden op dit soort vragen. En uiteraard ben ik ook in mijn werk door schade en schande wijs geworden. Graag deel ik mijn opgedane kennis met jou.

Om te beginnen geef ik je hieronder alvast een aantal algemene kengetallen/richtlijnen voor het organiseren van een evenement.

Drankverbruik:

- drankjes tijdens borrel, receptie, feest of dinerbuffet:   
* 3 drankjes per persoon tijdens het eerste uur   
* 2 drankjes per persoon tijdens het vervolg
- koffieontvangst: 1,5 kopje per persoon
- koffiepauze: 1,5 kopje per persoon
- wijn tijdens diner:  
* 1 glas per persoon per gang  
* 1,5 glas per persoon tijdens het hoofdgerecht

Hapjes/snacks:

- 3 hapjes per persoon tijdens het eerste uur
- 2 hapjes per persoon tijdens het vervolg
Uiteraard geldt hier dat het tijdstip mede afhankelijk is: wel/niet rond 'etenstijd' bijvoorbeeld.

Benodigde buffetten/bars:
- dinerbuffet    1 buffet op 50 gasten (Spiegelbuffet: 2x50= 100 gasten per buffet)
- bar               1 bar op 100 tot 150 gasten

Benodigde netto* oppervlakte:
- vergadering   
* theater 0,5 m² pp   
* cabaret  1 m² pp   
* schoolopstelling 1,5 m² pp
- diner/feest   
* receptie  1 m² pp   
* staand optreden/plenair optreden 1 m² pp   
* dinerbuffet   1,5 m² pp (2 m² pp incl podium en dansvloer)   
* sit down diner   1,5 tot 2 m² pp

Benodigde tijd:
- Ontvangst/registratie gasten: 30-60 minuten (inloop is afhankelijk van de reisafstand)
- Welkomstwoord: 5-10 minuten
- Sprekers/entertainment/presentatie: gemiddeld 1,5 tot 2 uur zonder pauze (let op, de gemiddelde persoon heeft ca. 45 minuten de volle aandacht voor een spreker)
- Tussenpauze: 20 tot 30 minuten
- Aperitief: 30-60 minuten
- Zittend diner: 1,5 tot 3 uur
- Dinerbuffet: 1,5 tot 2,5 uur
- Dinerbuffet met feest: 4 uur
- Entertainmentact: 20 tot 30 minuten
- Afsluiting/dankwoord: 5 minuten
- Benodigde tijd voor inzetten, eten en uithalen gerecht: gemiddeld 45 minuten

Ik hoop dat ik je hiermee op weg heb kunnen helpen en ik wens je veel succes toe bij het organiseren van je evenement. Denk je bij het organiseren van een evenement ook eens aan Amersfoort waar je meer dan 50 authentieke (vergader)locaties vindt? Jouw evenement komt in het hart van Nederland vast en zeker tot z'n recht.

Tot ziens in Amersfoort, Where Minds Meet!

Deze blog is geschreven door Monique Rosbergen.

Op welke locatie je je evenement kunt organiseren? Wie van jouw event een onvergetelijke ervaring kan maken? Bekijk het overzicht van locaties, benader onze eventplanners of bekijk de toeleveranciers

 

Vind uw locatie
Zoeken op tekst
Capaciteit
Plaats
Opties
Gelegen
Toegankelijkheid
Parkeren
WiFi
Afstand tot centrum Amersfoort
Afstand tot CS Amersfoort
Afstand tot snelweg
Meer opties
Nieuwsbrief

Mis niks, blijf op de hoogte en schrijf je in voor de nieuwsbrief van Locatie Amersfoort