Evenementen & congressen: de 5 belangrijkste trends voor 2017

In Amersfoort alleen al zijn er tientallen mooie locaties voor het organiseren van evenementen. Maar hoe zet je zo’n locatie zo optimaal mogelijk in? En waar moet je het komende jaar nog meer rekening mee houden bij het organiseren van evenementen? In dit artikel vind je de 5 belangrijkste trends voor evenementen en congressen in 2017.

Grote Zaal Presentatie

1. Grenzen spreker & publiek vervagen

De tijd dat één spreker de hele avond voor een grote groep mensen staat, is voorbij. Vivi de Regt, oprichter van het Landelijk Associatie Bureau (LAB), is expert op het gebied van wetenschappelijke congressen. Ze licht de verandering toe: "Congressen richten we anders in. Deelnemers geven nu de voorkeur aan kleinere workshops en parallelsessies tijdens het congres. Het wordt persoonlijker, waardoor je kunt inspelen  op de behoeften en wensen van de congresdeelnemer. Minder plenaire sessies, dus."

KahootSprekers 'democratiseren' ook steeds meer, vertelt Nienke Keizer, eventmanager bij bureau NEKZT: "Mensen willen zich ook in 2017 betrokken voelen bij het evenement, zowel bij de inhoud en als de vorm. Sprekers staan daardoor steeds meer gelijk aan met publiek."Je kunt die betrokkenheid nog verder vergroten door met apps en social media het stellen van vragen te stimuleren.

Tip: Een voorbeeld van zo'n interactieve tool is Kahoot, waarvoor je gewoon je smartphone kunt gebruiken.

2. Online delen, liken & connecten

Sinds de komst van social media liken en delen we erop los. In 2017 wordt social media nog verder geïntegreerd bij evenementen. Dat blijkt uit het trend-rapport 'Connected society' van RAI: online media smelten als het ware samen met fysieke evenementen. We gaan  de 'human factor' weer meer terug zien. Zo zie je tijdens evenementen bijvoorbeeld wat andere bezoekers van het evenement vinden, welke workshops zij aanraden en welke foto's ze gemaakt hebben. Het cirkeltje is rond als je de gedeelde content meteen in de presentaties van het evenement gebruikt.

Boeiend -stemronde

Tip: Met de app ' Boeiend' van Enrise kunnen deelnemers sprekers live feedback geven.

Hoe zit het met hashtags en social tools die je kunt gebruiken tijdens evenementen? Nienke Keizer snapt dat je soms door de bomen het bos niet meer ziet. "Er is zoveel dat je niet meer weet waar je moet kijken. Kies je voor Twitter, hou er dan rekening mee of je evenement besloten is. Een algemene hashtag is dan niet altijd handig. Tip: kijk ook eens naar apps om te stemmen tijdens een presentatie. Of laat mensen ideeën insturen en kies 'live' een winnaar."

3. Big data & marketing automation

Big data 'buzzt' al een tijdje rond, maar volgend jaar halen we er echt praktische handvatten uit voor evenementen. Volgens Olland Marketing gaan we in 2017 datamanagement-systemen gebruiken om uit allerlei bronnen informatie te halen. Met die informatie kun je als eventmanager voorspellingen doen over het gedrag van deelnemers, je corporate marketing en uiteindelijk je ROI. Het is de volgende stap na de webbased-tools voor online event-registratie, die er eerder al waren.

Het zelfde geldt voor marketing automation: een handige tool om je nieuwsbrieven,  mailings en andere content geautomatiseerd en gepersonaliseerd te kunnen versturen en monitoren. Met software van bijvoorbeeld Marketo, Eloqua, Silverpop en HubSpot gaan eventmanagers ook komend jaar met een geïntegreerd marketingprogramma aan de slag.

4. Livestreaming, virtual reality & video

IT Innovation Day - Mascha Van Riezen (14)Livestreaming noemden we in het vorige trendartikel al als belangrijke trend: in 2017 zet deze echt door. Mensen die niet fysiek aanwezig zijn, kunnen nu makkelijk online meekijken. En dat is helemaal niet ingewikkeld meer, nu je zelf kunt livestreamen met Facebook Live. Eén druk op de knop en je deelt je evenement met al je volgers! Ook gaan we virtual reality toepassen, wat een stuk verder gaat dan alleen een VR-bril. Zo kun je deelnemers bijvoorbeeld nog meer betrekken door te spelen met tijd en plaats.

 Verder is video niet alleen een rijk middel om je evenement vast te leggen, het is ook geschikt om je event een volgende keer te promoten. Volgend jaar worden video's voor, tijdens én na evenementen een vast onderdeel van de contentstrategie van eventplanners. Waar moet je dan aan denken? Nienke Keizer: "Natuurlijk hangt het van je evenement af. Maar denk naast video's voor je 'save the date' en de uitnodiging ook eens aan korte productvideo's tijdens je evenement, die je later opnieuw kunt gebruiken op je eigen kanalen."

5. Hechtere samenwerking locaties & eventmanagers

Experts Nienke Keizer en Vivi de Regt zijn het erover eens: juist in dit online tijdperk zijn fysieke evenementen belangrijk. Ze raden eventmanagers aan om in gesprek te gaan met locaties en samen te werken, in plaats van elkaar te zien als opdrachtgever en -nemer. Vivi de Regt noemt het een strategische samenwerking: "Ga op zoek naar manieren om elkaar te versterken en kies voor een partnerschap. Wat is je doelstelling als congres- of eventmanager? En hoe kun je een locatie inzetten om die doelstelling te bereiken? Door met elkaar mee te denken en flexibel te zijn, kun je zorgen voor een samenwerking voor de lange termijn."

En hoe zit het met de locaties zelf? Je kon al lezen dat industriële locaties en buitenlocaties aan populariteit winnen. In 2017 richten eventmanagers hun pijlen ook juist op 'kale' locaties.  Volgens Nienke Keizer moet je daar doorheen kunnen kijken: "Wees creatief en verander een locatie naar smaak en de stijl van het evenement. Met een paar kleine dingen is vaak al winst te behalen. Er hoeft niet altijd een verhaal achter een locatie te zitten: je kunt dat juist zelf vormgeven."

20140612_Arval _Smart Experience _LQ_048

"Geef je deelnemers het gevoel dat alles klopt"

Vooruit dan, een laatste gouden tip voor jouw evenementen in 2017. Nienke Keizer: "stippel de customer journey van je (potentiële) deelnemers uit. Maar neem ze  ook voor- en achteraf mee op reis in jouw verhaal, daar verhoog je de betrokkenheid mee. Verder: de basis moet staan. Van het begin tot na je evenement. Als je dat door hebt, en je geeft de deelnemers het gevoel dat alles klopt, heb je het goed gedaan. Succes!" Lees ook haar blog over haar visie op de eventtrends in 2017.

Vind uw locatie
Zoeken op tekst
Capaciteit
Plaats
Opties
Gelegen
Toegankelijkheid
Parkeren
WiFi
Afstand tot centrum Amersfoort
Afstand tot CS Amersfoort
Afstand tot snelweg
Meer opties
Nieuwsbrief

Mis niks, blijf op de hoogte en schrijf je in voor de nieuwsbrief van Locatie Amersfoort