6 tips voor dé feestelijke opening van uw congres of event

Bedankt congresbegrotingEen feestelijke opening van een congres of event organiseren? Kortom, bent u gevraagd om een openingshandeling te regelen? Dan bent u vast op zoek naar ideeën! In dit artikel geven wij u als congresorganisator een aantal verrassende tips om de ideale opening te organiseren…

 

 

U hebt een plan van aanpak gemaakt, de begroting is rond en uw draaiboek ligt voor u. Hét moment om na te denken over een originele opening van uw event of congres. Nog geen plan van aanpak gemaakt? Lees dan hier de blog.

  1. Start met een brainstorm: uw collega’s, klanten, leden of vrienden hebben vaak de leukste ideeën voor een originele opening. Leg het project aan hen voor, zet een verfrissende brainstorm op en schrijf alles op wat er opborrelt!
  2. Kijk naar de doelgroep:  u wilt weten wat voor publiek er naar het event komt. Zijn het voornamelijk mannen of vrouwen, consumentendoelgroep of zakelijke doelgroep? Sluit bij hun interesses aan!
  3. Wie dient de opening te verrichten? Is er iemand binnen uw organisatie die het event of congres wil openen?
  4. Betreft het een (wetenschappelijk) congres? Dan is het vaak een toegevoegde waarde om de burgemeester of wethouder van de desbetreffende stad te vragen om het congres te openen. Onder bepaalde voorwaarden kan de receptie ook (gedeeltelijk) worden aangeboden. Burgemeester Lucas Bolsius
  5. Denk aan een cadeau! Het is gebruikelijk om een persoonlijk cadeau te verzorgen voor degene die de openingshandeling verricht. Of dat nu de directeur of de burgemeester is, een cadeau wordt altijd gewaardeerd. Helemaal als het uit het hart komt!
  6. Een knaller mag! Wilt u uw bezoekers verrassen, uit hun stoel blazen of een onvergetelijke dag bezorgen? Zorg dan voor een knaller van een opening (én afsluiting). Dat blijft uw bezoekers voor langere tijd bij! Probeer zoveel mogelijk zintuigen aan te spreken.

Concrete voorbeelden van openingshandelingen

  • Gebruik van een rode knop, schaar met lint, fles champagne tegen een pand of schip, aansnijden van een taart, een grote sleutel omdraaien, onthulling van een beeld, tegel of product, de laatste steen leggen, slaan van de eerste paal, vlag hijsen, laten vallen van een doek (dat ergens omheen zit), oplaten van ballonnen of afvuren van confetti.
  • Moet het spectaculair zijn? Laat iemand skydiven (bijvoorbeeld via lokale vliegscholen of defensie) of tokkelen en geef hem/haar de schaar mee voor het doorknippen van het openingslint.
  • Maak er een show van! Licht, een goeie beat en videoprojectie doen het altijd goed tijdens een opening. Een mooi voorbeeld vindt u hier. Ook videomapping is fantastisch om in te zetten.
  • Knaller van een opening: Laat eens een muur van ballonnen ontploffen! Origineel én letterlijk een knaller van een opening. Daarnaast zijn er enorm veel leuke openingen te verzinnen met special effects. Denk aan vuurwerk, het gebruik van CO2, foam, bubbels of lasers. Let wel op dat u hiervoor soms een vergunning van de gemeente nodig hebt.

Gaat u een congres of event in regio Amersfoort organiseren?

Neem dan eens contact op met Vivi de Regt. Zij kan u ook in contact brengen met de juiste mensen als het gaat om een welkomstreceptie door de burgemeester of wethouder. Ook kent zij alle toeleveranciers die hierboven genoemd worden. Een toegankelijk loket waar u onafhankelijk en kosteloos advies ontvangt!